Siapakah Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan Itu? Ini Tugasnya!

Siapakah Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan ItuSebagian mahasiswa mungkin belum mengenal apa itu administrasi akademik dan kemahasiswaan, tugas dan fungsinya. Padahal sebagai civitas akademika sangat tergantung pada keberadaan bagian ini. Sebagai mahasiswa maunya terima jadi atas segala kebutuhan informasi kependidikannya. Yang terpenting baginya adalah rajin mengisi absensi kelas, mencatat materi, belajar untuk persiapan ujian.

Pada saat penerimaan mahasiswa baru, yang terpenting adalah melewati rangkaian proses penerimaan, ujian, pembayaran administrasi dan diterima. Menjalani kehidupan sebagai mahasiswa, kuliah, belajar, praktikum, membuat laporan dan ujian. Kemudian menerima hasil ujian semester, melakukan proses heregistrasi, mengisi KRS, kuliah di semester selanjutnya. Begitu terus berulang sampai kelulusan.

Pernahkah terpikir siapakah yang mengurus semua proses pendidikan dan kepentingan administrasi kampus tempat kita belajar? Bagaimana cara kerja mereka sehingga bisa menyediakan data administratif kepada mahasiswa dengan begitu cepat dan akurat. Bagaimana mereka membantu ribuan mahasiswa dalam satu kampus dengan berbagai kepentingan administrasi? Mari kita kenalan dengan bagian yang penting ini.

Siapakah pelaksana administrasi akademik dan kemahasiswaan?

Bagian ini menjadi pelaksana unsur-unsur administrasi universitas. Memberikan pelayanan di bidang administratif akademik kemahasiswaan. Bukan hanya untuk keperluan mahasiswa dan calon mahasiswa tetapi untuk civitas akademika secara keseluruhan. Biro ini dipimpin oleh seorang kepala, tanggung jawabnya langsung berada di bawah kepala rektor universitas. Baik di perguruan tinggi negeri maupun perguruan tinggi swasta.

Dalam melaksanakan tanggung jawabnya biro ini dibantu oleh beberapa kepala bagian (kabag). Bagian registrasi dan statistik, bagian administrasi akademik, dan bagian kemahasiswaan. Bagian-bagian ini nantinya bertanggung jawab langsung kepada kepala biro. Kemudian secara estafet kepala biro bertanggung jawab kepada kepala rektor universitas. Struktur organisasinya sangat jelas.

Bagian registrasi dan statistik nantinya dibagi menjadi dua sub bagian yaitu sub bagian penerimaan dan sub bagian registrasi dan statistik. Bagian administrasi akademik dibagi menjadi dua sub bagian yaitu, sub bagian sarana pendidikan dan sub bagian monitoring dan evaluasi. Kemudian untuk bagian kemahasiswaan dibagi menjadi sub bagian kegiatan mahasiswa, sub bagian kesejahteraan mahasiswa dan sub bagian administrasi dan pengembangan alumni.

Tugas bagian administrasi akademik dan kemahasiswaan

Tugas bagian administrasi akademik dan kemahasiswaan yang paling nyata terlihat pada proses penerimaan mahasiswa baru. Bagian inilah yang mengurus keperluan calon mahasiswa dalam kebutuhan informasi yang berhubungan dengan profil kampus, cara pendaftaran, pembayaran, jadwal ujian, dan hasil seleksi. Mengurus dan mengkoordinir seluruh kegiatan penerimaan mahasiswa baru.

Bagian ini juga yang mengurus keperluan registrasi mahasiswa. Mulai dari heregistrasi atau pendaftaran ulang yang dahulu masih menggunakan sistem manual hingga berkembang menjadi sistem online seperti sekarang ini. Kemudian proses pembayaran administrasi sampai proses pengisian kartu rencana studi. Bagian ini juga yang akan mengumpulkan dan mengolah data registrasi mahasiswa.

Selain urusan kemahasiswaan, bagian ini juga bertugas membantu manajemen universitas dalam penetapan kebijakan kampus. Mengatur, memantau dan mengevaluasi seluruh kegiatan dan pelaksanaan program kegiatan mahasiswa. Bagian ini juga turut serta dalam upaya pengingkatan dan penjaminan mutu di lingkungan universitas.

Begitu banyaknya tugas dan tanggung jawab bagian ini. Seolah menjadi penentu keberhasilan proses pendidikan di lingkungan universitas, dimulai dari penerimaan mahasiswa baru, peningkatan mutu lulusan sampai dengan pengelolaan data dan kegiatan alumni. Cukup rumit kerja bagian administrasi akademik dan kemahasiswaan demi memberi kenyamanan pelayanan kepada mahasiswa, sepatutnya kita berterima kasih.